Av advokat Sven Krohn, partner i Advokatfirmaet Frøysaa & Bjørkgård AS

 

1. VERDIUTVIKLING I SMB – VIKTIGHETEN AV KONTROLL PÅ KONTRAKTER

Målrettet utvikling skjer gjennom den forvaltning, tilsyn og kontroll styret og ledelsen skal utføre. Selskapets verdiutvikling bygger på selskapets avtaler. De samlede rettigheter og forpliktelser i avtalene er byggeklossene. Det er derfor avgjørende for selskapets utvikling å ha kontroll på avtaler og kontrakter.

Det aller meste i en virksomhet er eller bør være kontraktbasert, enten det er kjøp og salg,
husleieforhold, arbeidsavtaler eller ulike former for forretningssamarbeid. En kontrakt gir ikke bare rettigheter, men også forpliktelser. Og la det ikke være noen tvil – avtaler i næringslivet gjøres gjennom skriftlig kontrakt!

 

2. FORMÅLET MED KONTRAKT

Det er flere grunner til å opprette en skriftlig kontrakt. En skriftlig kontrakt definerer avtalen og beskriver ytelser, og bidrar til klarhet om hva som er avtalt. Misforståelser unngås. Det skaper forutsigbarhet, slik at partene har nødvendig tillitt til hvordan et rettsforhold skal være mellom dem. En kontrakt gjør også partene i stand til å ha kontroll på risiko.

En skriftlig kontrakt regulerer hvem som er avtaleparter, hva avtalen gjelder og hva den ikke gjelder, hvilke vilkår avtalen bygger på, rettigheter og plikter, frister, hvem som representerer partene, hvordan kommunikasjonen skal være, hva som er brudd på kontrakten, hvordan avtalebrudd er sanksjonert, hvordan tvister skal håndteres, samt når og hvordan avtalen opphører.

 

3. ANGI PARTSFORHOLD – IDENTIFISERING

Angivelse av partene i kontrakten er på mange måter selvsagt, men like fullt et av de viktigste punktene i kontrakt. Erfaringsmessig er det særlig når det oppstår avtalebrudd at det er viktig å ha vært presis i partsangivelsen.

For det første bør man aller først gjøre visse undersøkelser av kontraktsmotparten før avtale inngås. Er dette en aktør man ønsker et avtaleforhold med? Hvordan er økonomien? Er det et nystiftet selskap, eller kan det vises god historikk? Når man vet slike relevante ting, bør dette også tas hensyn til i kontraktsvilkårene. Man betaler for eksempel ikke på forskudd til noen som ikke kan vises til god historikk, i hvert fall ikke uten at det er regulert noe om sikkerhet for slik kreditt.

Det er avgjørende at partene angis korrekt og detaljert. I jussens verden er det avgjørende forskjell på om avtalen er inngått med en fysisk person eller et aksjeselskap. Personen er ikke bundet av selskapets kontrakter og forpliktelser. Og hvis det er et aksjeselskap eller annet selskap, så er det avgjørende hvilket konsernselskap som er kontraktsparten. Det store morselskapet er ikke forpliktet av det nystiftede datterselskapets kontrakter. Bruk derfor alltid organisasjonsnummer og fødselsnummer for identifisering.

 

4. KONTRAKTSUTFORMING – ORDEN I SYSAKENE

Kontrakter må utarbeides. Selv om det finnes mange maler og standarder, blir en kontrakt alltid best når den tilpasses det enkelte avtaleforholdet og de aktuelle partene. Tenk hele kontraktens livsløp. Særlig i kontrakter som regulerer et samarbeidsforhold er det viktig å ha fokus på balanse. Kontrakten kan gjøres god for begge parter. Det er ikke alltid det lønner seg at kontrakten ensidig favoriserer den en parten. I mange tilfeller er det derfor fornuftig med dynamisk utforming mellom partene. På denne måten sikres også felles forståelse og gjensidig verdi.

Selv om en kontrakt ofte blir best når den tilpasses konkret, vil det være en fordel å utarbeide egne maler. Særlig for kontrakter som gjentar seg ofte, for eksempel arbeidskontrakter og kontrakter med kunder. Hvis man bygger på maler blir det mindre kostnader forbundet med hver kontrakt. Strømlinjeforming av avtaler gir mindre kostnader til oppfølging og håndtering og gjør det lettere å forvalte selskapet.

 

5. KONTRAKTEN SOM SAMARBEIDSVERKTØY

En kontrakt gir ikke bare plikter, ansvar og sanksjoner, men er også verktøy for samarbeid. Det gjelder særlig når det gjelder kommunikasjonsform og frister for ulike meddelelser mellom partene, og rettsvirkningene av disse. Kontrakten bør derfor ikke legges i skuffen eller settes i perm og glemmes til den dagen det oppstår konflikt. Bruk kontrakten aktivt. På den måten får man også igjen verdi for alle de ressursene man faktisk har brukt på å få kontrakten utarbeidet på en profesjonell og korrekt måte.

 

6. RISIKO I KONTRAKTER

Det store salget! Alltid et gode? Ikke glem kontraktsansvaret – kan vi faktisk levere innenfor kontraktens rammer uten å bli møtt med dyre sanksjoner?

Verdien ligger ikke bare i omsetningen (oppsiden), men også på kontroll på konsekvenser (nedsiden). Det er derfor fornuftig å unngå at enkeltkontrakter utgjør for stor del av omsetningen dersom det er mulig. Med flere mindre kontraktsforhold får man spredd risikoen.

I profesjonelle kontraktsforhold er det mange fallgruver som kan koste dyrt gjennom tap av krav på vederlag eller reklamasjonsansvar. Særlig ser man at små og mellomstore bedrifter kan komme uheldig ut dersom man ikke er tilstrekkelig bevisst på formalismen som kontrakter mellom profesjonelle bygger på, særlig i avtaleforhold med større aktører. Fallgruver som går igjen er for eksempel rapporteringsplikter, dokumentasjonskrav, varslingsplikt, kommunikasjonsform, reservasjonsplikt og reklamasjonsplikt.

Konferansen du ikke vil gå glipp av!

Foredrag om kunstig intelligens, digital markedsføring, sosiale medier, nye teknologier, ledelse og andre tidsaktuelle tema. Stor utstilling. Reserver din billett til kommende arrangementer her:

BERGEN TRONDHEIMSTAVANGEROSLO

 

7. FAKTURERING, OPPGJØR OG INNDRIVELSE

De aller fleste leverer på kreditt, men mange vil være tjent med større fokus på at slik kreditt egentlig innebærer at man er bank for kunden. Kredittrisikoen kan og bør reduseres gjennom rett identifisering av kunden, enkel kredittvurdering og ved bruk av sikkerheter som pant og garantier. Man må følge kontraktens bestemmelser om fakturering, herunder når det gjelder frekvens og dokumentasjonskrav. Dersom en faktura ikke er betalt ved forfall må man som leverandør umiddelbart håndtere dette, samt vurdere om det er aktuelt å stanse sine ytelser, og i så fall hvordan dette skal håndteres. For mange avtaleforhold kan det også bli aktuelt å utøve tilbakeholdsrett inntil utestående er betalt. Det er også viktig å kjenne til de rettslige begrensingene ved inkasso, og at inndrivelsestiltak skjer på effektiv og korrekt måte.

 

8. MISLIGHOLD, REKLAMASJON OG SANKSJONER

Kontrakten beskriver kontraktsgjenstanden, hvilke egenskaper denne skal ha, når ytelser skal leveres og leveransevilkår for øvrig, herunder tidsfrister. Dersom det oppstår avvik fra det som er avtalt foreligger kontraktsbrudd, også kalt mislighold, enten i form av mangel eller som forsinkelse.

Når kontraktsbrudd foreligger, inneholder kontrakter bestemmelser om sanksjoner den annen part kan gjøre gjeldende for å oppnå restitusjon og gjenvinne balansen.

For å kunne gjøre gjeldende misligholdsanksjoner, har den annen part plikt til å fremme reklamasjon for å gjøre kontraktsbruddet gjeldende. Dersom reklamasjonen ikke gis på riktig måte, eller dersom den fremmes for sent, mister parten sitt krav på sanksjon.

De typiske sanksjoner i kontrakter er krav om retting, prisavslag, heving og erstatning. Det økonomiske ansvaret for den misligholdende parten kan bli svært betydelig. Hvordan kontraktsgjenstanden er beskrevet, og hvilke frister man er pålagt, er derfor essensielt å ha kontroll på. Fordi misligholdsansvaret kan bli så omfattende, bør man også regulere eventuelle ansvarsbegrensninger, særlig når det gjelder størrelsen på et eventuelt erstatningsansvar.

 

9. VARIGHET OG OPPHØR

I løpende kontraktsforhold vil kontrakten måtte regulere varighet og opphør. Løper kontrakten på et bestemt tidsrom, eller er den tidsubestemt?

Har partene adgang til å si opp kontrakten i løpet av kontraktsperioden, eller er den uoppsigelig?

Når det nærmer seg opphør er det avgjørende om hvordan en videre avtaleperiode er regulert. I mange kontrakten løper avtalen videre dersom partene forholder seg passive. Skal avtalen opphøre må man da gi meddelelse om dette på korrekt måte og til riktig tid. For mange vil det være en gode og en fordel dersom kontrakten løper videre i ny periode. Ofte gis det opsjon. Men også dette kan gi ulike typer rett. Har man krav på forlenget periode på samme vilkår? Eller har man rett til ny kontrakt på nye vilkår? Må man konkurrere med andre aktører, eller han man fortrinnsrett?

 

10. TVISTELØSNING

Det er ikke til å unngå at det fra tid til annen oppstår tvister mellom kontraktsparter. Tvister er ressurskrevende og skader samarbeidsforholdet. I mange kontraktsforhold vil partene likevel forretningsmessig være tjent med at kontraktsforholdet og samarbeidet fortsetter. Mekanismer for håndtering av tvister og tvisteløsning kan medvirke til effektiv og kostnadsbesparende løsninger.

Det er forskjell på å ha rett, og det å faktisk vinne frem med sin rett. Fra tid til annen oppstår det forhold som gjør at tvister ikke lar seg avgjøre i minnelighet. For å løse slike forhold er det nødvendig å bringe saken inn for retten for objektiv vurdering og dom.

I flere standarder og maler som brukes mye i næringslivet ser man gjerne at tvister skal bringes inn til bindende avgjørelse i voldgift, og ikke de ordinære domstolene. Voldgift er en privat domstolsordning. Fordelen er raske avgjørelser, gjerne med kompetente dommere. Ulempen er de høye kostnadene forbundet med dette. En kostnadskrevende voldgift kan i praksis medføre at partene er forhindret fra å få en objektiv avgjørelse av en tvist. I verste fall medfører det at man må erkjenne tap eller ansvar i en tvist selv om man rettslig sett mener dette er feil. Dette innebærer unødvendig tap.

For de vanlige kontraktsforhold for SMB-segmentet er ordinære domstoler som oftest et bedre alternativ.

 

11. VÅR KOMPETANSE ER VERDI FOR DEG

Vi har bred erfaring fra de fleste kontraktsforhold i SMB-segmentet. Vi er opptatt av å kjenne både virksomheten og menneskene som står bak. Gjennom et tett samarbeid ønsker vi å være en bidragsyter til virksomheten. Sammen med vår juridiske kompetanse, er vår praktiske erfaring, vårt kommersielle fokus og vår kommunikasjon våre verktøy for å bidra til gode løsninger og verdiutvikling for våre klienter.

 

 

 

Pin It on Pinterest

Hjelp oss å dele!

Vi setter stor pris på om du kan dele dette med dine venner og alle som kan være interessert!