Av advokat Nils Jørgen Vordahl, advokatfullmektig Katrine Bergh og advokatfullmektig Lisa Eian i Aurlien Vordahl & Co Advokatfirma

Vi advokater opplever ofte at gründere søker juridisk bistand for sent. En gründer tar for eksempel kontakt med oss for å finne ut av hvordan han/hun kan komme seg ut av en økonomisk tyngende leiekontrakt, eller når det har oppstått uenighet med samarbeidspartnere eller ansatte. Vår involvering kan også komme som en følge av at gründeren har et behov for å gjøre bedriften enda mer attraktiv for potensielle investorer dersom kapitalen begynner å tørke ut.

Advokatbistand når konflikter først har oppstått, kan medføre store utgifter for bedriften. Svært ofte kunne problemene vært unngått med et føre var-prinsipp. Det vil si at du som gründer tar kontakt med en advokat før problemene oppstår. Slik kan du avdekke hva din bedrift kan ha behov for i en oppstartsfase. Alternativt kan føre var-prinsippet ivaretas ved noen enkle grep som du selv kan følge opp. I dette innlegget gir vi noen enkle tips til hvordan du som gründer kan innrette deg etter føre var-prinsippet.

Sørg for skriftlighet og ryddig saksbehandling

Et generelt råd fra oss er at du bør sørge for skriftlig dokumentasjon rundt de viktigste beslutningene som tas i bedriften. Har bedriften svak likviditet, og bedriften beslutter å engasjere et markedsføringsfirma med sikte på å skaffe høyere inntekter; sørg for å få vurderingen som foretas i denne forbindelse ned på papiret. Dette kan sikkert virke som en selvfølgelighet for noen, men som gründer vil du kanskje være mest opptatt av å utvikle virksomheten og skape salg for å dekke det løpende likviditetsbehovet. Da er det lett å droppe eller utsette papirarbeid som ikke kortsiktig generer inntekt. Avtaler kan derfor fort kun bli inngått muntlig, eller så blir kontrakter liggende usignert eller glemt i en skuff.

Her følger en liste over en del avtaler og dokumenter som gründeren bør eller må ha på plass i sin virksomhet:

  • Selskapets vedtekter
  • Aksjonæravtaler
  • Aksjonæroversikt – aksjebok
  • Protokoller fra styremøte
  • Protokoller fra generalforsamling
  • Styreinstruks – styreplan
  • Årsregnskap med styret og revisors beretning
    • Nummererte brev fra revisor
    • Nummererte brev fra regnskapsfører
  • Avtaler med leverandører, kunder og leiekontrakter
  • Avtaler med ansatte (arbeidsavtaler)
    • Konfidensialitetsavtaler
    • Referater fra medarbeidersamtaler
  • Forsikringsavtaler
  • Varslingsrutiner
  • Dokumentasjon om HMS-arbeid
  • Budsjetter
  • Patenter
  • Varemerker
  • Domeneregistreringer

Konferansen du ikke vil gå glipp av!

Foredrag om kunstig intelligens, digital markedsføring, sosiale medier, nye teknologier, ledelse og andre tidsaktuelle tema. Stor utstilling. Reserver din billett til kommende arrangementer her:

BERGEN TRONDHEIMSTAVANGEROSLO

Listen vil kunne variere ut ifra hva slags selskapstype du stifter og hva slags virksomhet som skal drives.

Noen av dokumentene vil du kunne laste ned som maler og utarbeide på egenhånd. Du bør imidlertid være oppmerksom på at maler er generelle og du bør undersøke om malen krever tilpasning. Har du spørsmål til innholdet eller for øvrig er usikker på behovet, anbefaler vi at du kontakter noen med juridisk kunnskap for å avklare dette nærmere. Det kreves nødvendigvis ikke mange timer hos en advokat for å kvalitetssikre innholdet i avtalene.

Skriftlige avtaler og dokumentasjon for beslutninger, vil ikke bare sørge for en mer ryddig og forutsigbar situasjon for bedriften din. Potensielle investorer og styremedlemmer vil også ønske at virksomheten kan dokumenteres. Dersom noen vurderer å investere penger i virksomheten din, skaper det tillit om dokumentene er lett tilgjengelig og er oversiktlig oppbevart. Vi anbefaler derfor at du allerede fra oppstart lager et system for å oppbevare sentrale dokumenter for virksomheten.

Særlig om ansettelser og arbeidsavtaler

Opprettelse av arbeidsavtaler er ofte en nedprioritert oppgave i en oppstartsbedrift. Husk at bedriften blir å anse som en arbeidstaker med de forpliktelser dette medfører, herunder plikt til å betale arbeidsgiveravgift og skattetrekk for ansatte. Alle arbeidstakere må registreres i arbeidstakerregisteret (Aa-melding), noe som gjøres gjennom levering av skjema i Altinn. Dette gjelder også selv om man kun er én person i bedriften. Noen unntak fra reglene kan gjelde hvis bedriften er et enkeltmannsforetak.

Som arbeidsgiver har man ansvaret for at alle arbeidstakere har skriftlig arbeidsavtale. Ansetter man seg selv i eget selskap blir man regnet som ansatt i arbeidsmiljølovens forstand, og plikten til å ha arbeidsavtale inntrer. Det innebærer at du må ha en arbeidsavtale i tillegg til aksjonæravtale hvis du skal ansette deg selv i ditt eget AS. Det er også slik at Arbeidstilsynet har mulighet til å pålegge arbeidsgiver å utarbeide arbeidsavtaler dersom det avdekkes at man ikke har det.

Arbeidsavtalen sikrer klarhet i innholdet av arbeidsforholdet. Ved å nedlegge godt arbeid i utformingen av arbeidsavtalene kan man også unngå unødige tvister. Arbeidsavtalene skal oppdateres ved endringer i arbeidsforholdet, slik som oppjustering av lønn, nye arbeidsoppgaver eller arbeidstider. Det er særlig viktig at det er klarhet i lønns- og provisjonsbetingelser, slik at man får korrekte ytelser ved for eksempel beregning av sykepenger eller foreldrepenger. Det er viktig å føre referat fra medarbeidersamtaler, og vi anbefaler at både leder og ansatt signerer referatet etter møtet.

Husk at man ikke kan avtale seg bort fra arbeidsmiljøloven slik at arbeidstakeren stilles dårligere enn det som følger av loven. Det er imidlertid adgang til å unnta arbeidstakere i ledende stilling og det loven kaller «særlig uavhengig stilling» fra arbeidstidsbestemmelsene. Står man ovenfor et slikt ansettelsesforhold, bør det fremgå av arbeidsavtalen.

Leiekontrakter – undersøk mulighetene for oppsigelse eller fremleie

Avtaler om leie av lokaler kan bli en kime til problemer for en oppstartsbedrift. Vi får ofte spørsmål om mulighetene for å komme seg ut av leieavtaler. Henvendelsen kan være en følge av at bedriften har et ønske om å spare utgifter, eller et behov for større lokaler til bedriften.

Stort sett er avtaler om leie av næringslokaler angitt til en bestemt tidsperiode uten mulighet for oppsigelse. Slike avtaler kalles tidsbestemte leieavtaler. For tidsbestemte leieavtaler er den store hovedregel at leietaker (bedriften) er bundet av avtalen, og at den derfor er forpliktet til å betale leie i de årene som avtalen angir.

Vårt klare råd før du som oppstartsbedrift inngår en leieavtale, er å undersøke med utleier om det kan avtales en mulighet til å si opp leieavtalen i løpet av leieperioden, eller om det er mulig å overføre leieretten til andre før leietiden har gått ut (fremleie). Dette kan åpne opp for fleksible løsninger for bedriften.

***

Vi håper du har fått glede av våre innspill i innlegget her. Dersom du har spørsmål til oss, vil vi stå stand 2 på gründermessen i Oslo den 15. november. Vi gleder oss til å komme i kontakt med gründere og andre aktører innenfor bedriftsutvikling.

Har du ikke anledning til å møte oss på messen, er du velkommen til å ta kontakt via våre nettsider http://avco.no/kontakt/.

Pin It on Pinterest

Hjelp oss å dele!

Vi setter stor pris på om du kan dele dette med dine venner og alle som kan være interessert!